Hướng dẫn sử dụng Trello – Giải pháp quản lý công việc tối ưu

Trello là một ứng dụng giúp bạn quản lý tiến độ công việc và hoàn thành chúng một cách hiệu quả nhất. Bài viết sau sẽ giới thiệu đầy đủ hơn về ứng dụng này.

Đã bao giờ bạn cảm thấy rối rắm khi quản lý một dự án? Sẽ không còn gì khó khăn nếu bạn biết đến Trello – một giải pháp giúp bạn quản lý công việc tối ưu. Vậy Trello là gì? Tại sao lại được nhiều người tin tưởng sử dụng đến thế? Hãy để bài viết sau đây bật mí cho bạn!

1. Trello là gì?

Trello là một ứng dụng quản lý công việc được ra mắt lần đầu tiên vào tháng 9 năm 2011. Công cụ này giúp người dùng phân chia nhiệm vụ, theo dõi tiến độ dự án và lập nên những ghi chú, file chia sẻ để hiệu quả công việc được tốt hơn.

trello
Là giải pháp giúp quản lý công việc hiệu quả

Hiện nay, ứng dụng đang hỗ trợ người dùng với ba mức giá sau:

  • Free: Đây là gói nhiều người dùng lựa chọn để sử dụng Trello miễn phí. Với những tính năng cơ bản, gói này thích hợp cho những ai làm việc cá nhân hoặc nhóm có quy mô đơn giản.
  • Business Class: Có mức giá 10 USD/ người/ tháng nếu đăng ký theo năm hoặc 12.5 USD/ tháng nếu đăng ký đơn lẻ. Với việc hỗ trợ dung lượng tệp không giới hạn và nhiều tiện ích theo dõi nâng cao, gói này thích hợp với những nhóm có không quá 100 thành viên và bao gồm nhiều dự án khác nhau.
  • Enterprise: Người dùng sẽ bỏ ra một khoản phí tương đương 210 USD/ năm để sử dụng gói nâng cao này. Với độ bảo mật tối ưu và quy mô kiểm soát rộng lớn, gói này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên.

2. Những tính năng đặc biệt của Trello

Những tính năng đặc biệt của Trello

trello lap danh sach cong viec
Giúp lên danh sách và theo dõi tiến độ công việc

Nếu bạn đảm nhận một công việc và chưa biết phải bắt đầu từ đâu thì Trello chính là giải pháp tuyệt vời cho bạn. Theo đó, bạn chỉ cần liệt kê ra những công việc cần làm và kéo thả chúng vào những bảng tương ứng: Chưa làm, đang làm và đã làm.

Đặc biệt, bạn cũng có thể đánh dấu đối với những công việc đòi hỏi sự ưu tiên. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ dự án, ghi nhớ công việc và hoàn thành đúng deadline được giao.

Thiết lập quy trình làm việc cho từng dự án

Trường hợp bạn cần quản lý nhiều dự án cùng một lúc và không phải dự án nào cũng có quy trình giống nhau thì phải như thế nào? Hãy yên tâm vì phần mềm Trello hỗ trợ người dùng thiết lập nên nhiều quy trình khác nhau.

trello lap quy trinh lam viec
Thiết lập quy trình riêng cho từng dự án trong Trello

Đối với mỗi quy trình, bạn có thể thêm vào ghi chú, nhãn dán, deadline,… cũng như những thành viên cụ thể. Nhờ thế mà doanh nghiệp có thể theo dõi cùng lúc nhiều dự án khác nhau mà không mất quá nhiều thời gian.

Giúp phân công công việc dễ dàng

Trong mỗi dự án, thông thường mỗi người sẽ đảm nhận mỗi công việc khác nhau. Vậy thì có thể chỉ đích danh ai đảm nhận phần công việc nào trong Trello hay không? Câu trả lời là có. Chỉ cần thao tác mời đồng nghiệp theo tên hoặc Email vào list công việc, họ sẽ thấy được phần việc mà mình phụ trách.

trello phan cong cong viec
Công việc được phân công cụ thể cho từng thành viên

Đóng góp ý kiến, chia sẻ tài liệu

Bên cạnh việc phân chia công việc, Trello còn cho phép người dùng tương tác với nhau qua những bình luận. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ các tệp tài liệu, hình ảnh, link web,… thuận tiện cho việc truyền đạt ý tưởng.

Nhắc nhở thời hạn hoàn thành công việc

Tất nhiên để kịp tiến độ công việc, bạn phải tự đặt ra cho mình một mốc thời gian cụ thể. Thay vì phải để cấp trên nhắc nhở, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thiết lập thời gian cũng như cài đặt chuông báo khi đến hạn.

trello deadline
Deadline công việc được hiển thị đầy đủ trong tháng

Ngoài ra, phần mềm Trello còn có một ưu điểm cực kỳ nổi bật đó chính là cho phép sử dụng ngay cả khi không kết nối mạng Internet. Những công việc được thêm vào lúc này sẽ được tự động đồng bộ khi đã kết nối mạng trở lại.

3. Hướng dẫn cài đặt Trello cho máy tính, điện thoại

Hiện nay, ứng dụng đang hỗ trợ trên cả hai phiên bản máy tính và điện thoại. Vì vậy, tùy thuộc vào tính cần thiết và tần suất sử dụng, bạn có thể tham khảo cách thức cài đặt cho từng thiết bị.

Hướng dẫn cài đặt Trello cho máy tính, PC

Bước 1: Truy cập vào trang chủ Trello, chọn mục “Tải cho máy tính”.

Bước 2: Nếu máy tính của bạn thuộc nền tảng MacOS thì nhấn chọn “App Store”, nếu Windows thì chọn “Microsoft”.

cai dat trello pc
Lựa chọn nền tảng PC thích hợp để cài đặt

Bước 3: Nhấn “Get”.

Bước 4: Chọn “Install” để bắt đầu cài đặt.

Bước 5: Sau khi quá trình tải Trello hoàn tất, nhấn “Launch” để khởi động phần mềm.

tai trello pc
Công đoạn cuối cùng để hoàn tất cài đặt

Hướng dẫn cài đặt Trello cho điện thoại

Bước 1: Mở ứng dụng App Store trên iOS hoặc Google Play/ CH Play trên Android.

Bước 2: Ở thanh tìm kiếm, gõ vào từ khóa “Trello”.

Bước 3: Chọn kết quả đúng nhất và ấn “Cài đặt/ Install”.

tai trello ve dien thoai
Giao diện tải ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại

4. Cách sử dụng phần mềm Trello hiệu quả

Để có thể sử dụng thành thạo phần mềm Trello, trước tiên bạn cần phải thành thạo những thao tác cơ bản sau.

Tạo bảng công việc

Ngay từ khi bắt đầu với ứng dụng Trello, việc đầu tiên bạn phải làm chính là tạo bảng (Board). Các bước tạo bảng diễn ra như sau:

Bước 1: Nhấn vào ô “Create New Board” ở bên dưới mục “Personal Board”.

Bước 2: Nhập tiêu đề cho bảng, có thể thiết lập sẵn màu nền và hoa văn.

trello tao bang
Giao diện tạo bảng trong ứng dụng

Bước 3: Lựa chọn nhóm mà bạn muốn cấp quyền truy cập vào bảng.

Trường hợp bạn chưa từng tạo bất kỳ nhóm nào trên ứng dụng thì cũng có thể thêm thành viên vào bảng bằng cách: Nhấn nút “Share” ở góc trái bên trên trang chủ Trello > Nhập địa chỉ Email/ Username của họ hoặc chia sẻ đường liên kết > Nhấn “Gửi lời mời”.

tao bang trong trello
Giao diện các bước thêm thành viên vào dự án

Như vậy, bạn đã tạo xong một bảng và có thể phân công công việc cho từng thành viên được thêm vào bảng đó.

Tạo danh sách công việc trong Trello

Sau khi thiết lập các bảng, việc tiếp theo là sắp xếp các công việc trong bảng theo một hệ thống rành mạch để dễ dàng theo dõi. Thao tác thực hiện như sau:

Bước 1: Mở một bảng bất kỳ trong Trello mà bạn muốn tạo danh sách, sau đó nhấn vào “Add a list”.

Bước 2: Nhập tên mà bạn muốn đặt cho danh sách, khi hoàn tất nhấn “Add List”.

them list trello
Ấn “Add a list/ Add another list” để tạo/ thêm danh sách mới

Bước 3: Thêm các thẻ ghi chú bằng cách nhấn vào “Add a card”.

Thêm nhãn vào thẻ ghi chú

Nhãn tùy chỉnh là công cụ giúp phân biệt các thẻ với nhau dù cho có bị di chuyển sang những danh sách khác. Các bước để tạo và thiết lập màu sắc cho nhãn:

Bước 1: Nhấn vào thẻ ghi chú muốn gắn nhãn.

Bước 2: Ở thanh tùy chọn bên phải, chọn “Labels”.

Bước 3: Chọn nhãn mong muốn và màu sắc được Trello gợi ý. Nếu bạn muốn có thể thêm tiêu đề cho nhãn bằng cách ấn vào biểu tượng chỉnh sửa.

them label trello
Các bước thêm nhãn để phân biệt công việc

Phân chia công việc và thiết lập deadline

Trong quá trình thực hiện dự án, hẳn nhiên thỉnh thoảng bạn sẽ muốn biết ai đang đảm nhận phần nào và tiến độ làm việc của người ấy ra sao. Đến với Trello, người quản lý có thể theo dõi những điều ấy bằng cách phân chia công việc và thiết lập deadline. Thao tác diễn ra như sau:

Bước 1: Chọn thẻ ghi chú cần chỉ định.

Bước 2: Chọn mục “Members”.

Bước 3: Thêm những người dùng liên quan đến phần việc đó.

them label trello 1
Thao tác thêm người dùng vào từng công việc cụ thể

Ngay sau đó, để thiết lập deadline bạn chỉ cần: Chọn thẻ muốn thiết lập deadline > Chọn “Due Date” > Tùy chỉnh thời gian, ngày tháng và nhấn “Save”.

Đối với những công việc chỉ còn thời hạn trong 24h thì nhãn sẽ chuyển sang màu vàng, nếu quá hạn thì sẽ có màu đỏ.

Trên đây là một số thông tin hữu ích về phần mềm Trello cho người mới bắt đầu. Qua bài viết, hy vọng rằng bạn sẽ sắp xếp, theo dõi công việc của mình một cách hiệu quả hơn nhé!

Bình luận

Bài viết liên quan