Microsoft Teams là gì? Khám phá ưu, nhược điểm và cách cài đặt

Microsoft Teams hiện đang là một nền tảng hỗ trợ giao tiếp trực tuyến được đông đảo cá nhân, doanh nghiệp trên thế giới sử dụng. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn tìm hiểu một cách cụ thể hơn về ứng dụng này.

Thường xuyên làm việc trong đội nhóm, doanh nghiệp, đã bao giờ bạn nghe đến phần mềm Microsoft Teams? Và nếu như đã từng sử dụng qua, bạn có đinh ninh rằng nó chỉ giới hạn trong chức năng nghe gọi? Nếu vậy thì bài viết dưới đây sẽ mở mang cho bạn nhiều thông tin thú vị về phần mềm này đấy!

1. Phần mềm Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams, hay còn được gọi ngắn gọn là Teams, ra mắt vào năm 2017 bởi “trùm” công nghệ Microsoft. Ứng dụng này được biết đến là một nền tảng kết nối nhóm làm việc bằng chức năng nhắn tin, nghe gọi, chia sẻ tài liệu trực tuyến.

Là một trong những sản phẩm thuộc dịch vụ Office 365 của Microsoft
Là một trong những sản phẩm thuộc dịch vụ Office 365 của Microsoft

Nhờ ứng dụng này mà doanh nghiệp, cá nhân không còn phải lo ngại khi làm việc từ xa. Thậm chí, nó còn giúp xóa tan rào cản giao tiếp, thúc đẩy nhân viên đưa ra ý kiến nhiều hơn từ đó tạo dựng được một đội nhóm vững mạnh.

Cho đến nay, số liệu thống kê cho thấy cứ mỗi ngày lại có khoảng 75 triệu người dùng truy cập vào Microsoft Teams. Điều này chứng minh rằng việc Microsoft đưa Teams vào gói dịch vụ Office 365 chuyên cung cấp tiện ích cho người dùng là một hướng đi hoàn toàn đúng đắn.

2. Những tính năng của MS Team

Đến với Microsoft Teams, người dùng sẽ được trải nghiệm những tính năng đa dạng sau:

  • Tạo ra những đội nhóm (Team) và kênh (Channel): Điển hình trong một doanh nghiệp, mỗi Team sẽ là một nhóm và Chanel chính là một “diễn đàn” để thành viên của mỗi nhóm thoải mái chia sẻ những trạng thái, thông tin bổ ích,…
  • Cho phép chat, gọi thường hoặc video: Là tính năng để người dùng thuận tiện hơn trong việc trao đổi, bàn bạc.
  • Tổ chức sự kiện trực tiếp với giới hạn lên đến 10.000 người dùng: Tính năng này tích hợp nhiều công cụ tiện dụng như Raise hand, ghim màn hình, camera,…
Tổ chức họp nhóm online dễ dàng trên phần mềm
Tổ chức họp nhóm online dễ dàng trên phần mềm
  • Microsoft Teams cung cấp tính năng chia sẻ màn hình: Đây là công cụ giúp bạn có thể theo dõi màn hình của người khác để dễ dàng nắm bắt thông tin.
  • Cất giữ tài liệu với tính năng SharePoint: Mỗi Team sẽ được cấp quyền sử dụng một trang SharePoint Online. Đây là nơi lưu trữ những tệp đã được trao đổi trong cuộc hội thoại.
  • Họp âm thanh bằng Audio Conferencing: Bất cứ ai cũng có thể tham gia hội nghị dù họ đang đi trên đường và không kết nối Internet. Tuy nhiên, tính năng này chỉ có thể sử dụng khi người dùng đã được được cấp phép.

Bên cạnh đó, Teams vẫn đang cố gắng cập nhật thêm nhiều tính năng mới để cung cấp cho người dùng những tiện ích thú vị.

3. Microsoft Teams có miễn phí không?

Trước khi sử dụng ứng dụng, ắt hẳn nhiều cá nhân và doanh nghiệp sẽ đặt ra câu hỏi: Phần mềm Microsoft Teams có miễn phí hay không? Câu trả lời là tùy thuộc vào gói mà bạn lựa chọn. Dưới đây là những gói dịch vụ mà Microsoft đang hỗ trợ:

Gói Teams miễn phí

Với gói này, người dùng sẽ được trải nghiệm những tính năng như chat, nghe gọi, không giới hạn khi tích hợp các ứng dụng, tạo ra những nội dung mới trên các nền tảng Office tích hợp,…

Lúc này, mỗi nhóm sẽ được giới hạn 10GB bộ nhớ và mỗi cá nhân sẽ được cộng thêm 2GB. Số lượng người dùng quy định lúc này sẽ tối đa 500.000 người.

Microsoft hiện đang cung cấp nhiều gói Teams để người dùng lựa chọn
Microsoft hiện đang cung cấp nhiều gói Teams để người dùng lựa chọn

Gói Teams tính phí

Bên cạnh gói miễn phí, Microsoft Teams cũng cung cấp thêm những gói tính phí với quyền lợi cũng như tính năng phong phú hơn. Hai gói tính phí đang được Microsoft đề xuất là:

Microsoft 365 Business Basic: Mức phí là 2.5 USD/ người/ tháng. Với gói này, doanh nghiệp sẽ được tích hợp sử dụng cùng các phần mềm tiện ích là Exchange, OneDrive và SharePoint.

Microsoft 365 Business Standard: Mức phí là 10 USD/ người/ tháng. Khi sử dụng gói này, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ đầy đủ các công cụ để làm việc từ xa trên hầu hết các thiết bị.

Đặc biệt, người dùng sẽ được dùng thử 1 tháng miễn phí để đưa ra quyết định có mua một trong những gói tính phí này hay không. Lưu ý rằng giá chúng tôi cung cấp ở trên vẫn chưa bao gồm thuế.

4. Ưu, nhược điểm của ứng dụng Microsoft Teams

Để bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về Microsoft Teams, dưới đây là một số ưu và nhược điểm của phần mềm này.

Ưu điểm

Có thể thấy, MS Team được đánh giá là nổi trội hơn những nền tảng hội thoại khác vì luôn chú trọng đến cảm nhận của người dùng. Vì vậy, ta có thể dễ dàng nhận ra được những ưu điểm mà ứng dụng này mang lại như:

  • Tiết kiệm được chi phí sử dụng cho doanh nghiệp: Trường hợp tổ chức đã đăng ký Microsoft bản quyền, việc cài đặt Teams là hoàn toàn miễn phí.
  • Tài liệu được phân chia rõ ràng: Microsoft Teams có hẳn một mục Tài liệu riêng để người dùng không phải mất công tìm kiếm trong cuộc hội thoại.
Những tệp dữ liệu tải lên được tập hợp trong file tài liệu
Những tệp dữ liệu tải lên được tập hợp trong file tài liệu
  • Có nhiều ứng dụng hỗ trợ cộng tác: Không chỉ có chức năng liên lạc, người dùng cũng có thể sử dụng tích hợp nhiều công cụ khác như khảo sát, quản lý công việc,…
  • Mức độ an toàn thông tin cao: Mỗi tài khoản sẽ được bảo mật hai lớp, dữ liệu cũng sẽ được mã hóa để đảm bảo an toàn.

Nhược điểm

Cung cấp nhiều tính năng cho người dùng là vậy nhưng Microsoft Teams vẫn còn một vài mặt hạn chế sau:

  • Dữ liệu chia sẻ sẽ bị lộn xộn nếu bạn không quản lý ngay từ đầu: Teams không hỗ trợ phân chia cấu trúc tệp dữ liệu. Vì vậy nếu chủ sở hữu không chia nhỏ cấu trúc tệp ngay từ đầu thì sẽ rất khó khăn trong việc tìm kiếm lại một thông tin nào đó.
  • Ít chức năng quản lý cho nhà quản trị: Việc nhà quản trị có thể làm trong Microsoft Teams chỉ là kiểm soát và hạn chế tính năng của nhân viên. Phần mềm này vẫn chưa cung cấp được giải pháp quản lý tiến độ công việc của mỗi người.
Chức năng quản lý nhiều khi bị giới hạn
Chức năng quản lý nhiều khi bị giới hạn
  • Giới hạn số lượng kênh: Bạn chỉ có thể tạo tối đa 100 kênh cho mỗi nhóm. Khi vượt quá giới hạn, bạn chỉ còn cách là xóa đi một vài kênh cũ.
  • Khó có thể kiểm soát quyền truy cập: Trường hợp bạn muốn chia sẻ dữ liệu chỉ cho một vài đối tượng cụ thể hoặc giới hạn việc xem, chỉnh sửa thì Teams không thể hỗ trợ.

Mặc dù vẫn còn một vài điểm mà người dùng không hài lòng nhưng nhìn chung, Microsoft luôn cố gắng hoàn thiện phần mềm qua những đợt cập nhật. Vì vậy, hãy cứ trải nghiệm ứng dụng này trong khi chờ đợi một phiên bản Microsoft Teams hoàn hảo nhất nhé!

5. Hướng dẫn cài đặt Microsoft Teams về điện thoại, PC

Ứng dụng hiện nay đang hỗ trợ trên cả hai nền tảng máy tính và điện thoại. Dưới đây là hướng dẫn thao tác tải Microsoft Teams nhanh chóng cho từng thiết bị.

Tải Microsoft Teams về máy tính, PC

Bước 1: Vào trang chủ của Microsoft.

Bước 2: Chọn mục “Tải xuống Teams” trên thanh điều hướng, giao diện sẽ được chuyển sang của Teams.

Mục “Tải xuống Teams” hiển thị trên thanh điều hướng
Mục “Tải xuống Teams” hiển thị trên thanh điều hướng

Bước 3: Ấn vào mục “Tải xuống cho máy tính”.

Giao diện cài đặt ứng dụng Microsoft Teams cho nền tảng PC, máy tính
Giao diện cài đặt ứng dụng Microsoft Teams cho nền tảng PC, máy tính

Bước 4: Tiếp tục nhấn “Tải xuống Teams” để tiến hành cài đặt.

Nếu như người dùng chưa có tài khoản, có thể thực hiện đăng ký bằng cách sử dụng email có sẵn/ Sử dụng số điện thoại/ Tạo một email mới.

Tải Microsoft Teams về điện thoại

Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Google Play/ CH Play nếu bạn sử dụng Android hoặc App Store nếu bạn sử dụng iOS.

Bước 2: Ở thanh tìm kiếm, nhập vào từ khóa “Microsoft Teams”.

Bước 3: Chọn kết quả đúng nhất và ấn “Cài đặt”.

Giao diện cài đặt ứng dụng trên điện thoại Android
Giao diện cài đặt ứng dụng trên điện thoại Android

Tương tự như nền tảng máy tính, bạn cũng có thể tạo tài khoản bằng 3 cách hoặc đăng nhập bằng một tài khoản có sẵn. Trên đây là cụ thể những thông tin như khái niệm, tính năng, cách cài đặt,… của nền tảng Microsoft Teams. Hy vọng những gì chúng tôi đã chia sẻ sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tìm ra giải pháp làm việc từ xa hiệu quả nhất!

Bình luận

Bài viết liên quan